Эффективность и продуктивность

Если Вы еще не записались на программу осуществления своих целей «Жизнь на все 100!», завтра может быть уже поздно. http://ysnex.ru/selfrealization Еще в этом году постройте образ мышления человека, который всегда достигает, чего хочет!

Как часто Вы отказываетесь от каких-либо дел, мотивируя это тем, что нет времени?

Некоторые идут еще дальше – они отказываются от своей мечты, говоря, что нет времени.

А так ли это на самом деле?

Или эти люди просто не умеют управлять своим временем и не хотят учиться?

Эта статья для тех, кто желает найти время для реализации своих мечтаний, для тех, кто хочет научиться эффективно управлять своим временем, чтоб все успевать.

Я дам Вам пару заметок по повышению Вашей продуктивности и эффективности работы.

Перед тем, как мы начнем, я хочу, чтоб мы с Вами четко понимали, что такое эффективность и говорили об одном и том же.

Что такое эффективность?

Эффективность – максимальные результаты за минимальное время

Ключевым моментом в получение максимальных результатов является четкое понимание, чего же Вы хотите достичь! Перед тем, как Вы садитесь за руль своего автомобиля, Вы четко знаете, куда хотите попасть.

Мы подходим к самому главному шагу:

ШАГ 1: Работа со смыслом

Перед тем, как браться за любую работу, Вы должны четко понимать, для чего Вы это делаете!

Какая разница между человеком продуктивным и эффективным?

Продуктивный человек быстро и качество выполняет работу, но он не обращает внимание на важность и необходимость этой работы.

Эффективный человек выполняет только самую необходимую работу, которая ведет к максимальным результатам. Может он не делает ее супер продуктивно, но он выполняет ПРАВИЛЬНУЮ работу.

Нет никакого значения, с какой скоростью Вы выполняете работу, если эта работа не ведет к поставленной цели. Будьте сначала эффективным человеком, и лишь потом продуктивным. Перед тем, как браться за какую-то работу подумайте хорошо, насколько эта работа продвигает Вас к цели и лишь затем начинайте работать.

Когда мы точно понимаем, для чего нам выполнять ту или иную работу, мы можем переходить к следующему шагу – повышению продуктивности.

ШАГ 2: Планирование работы

На шаге №1 Вы уже определились с целью и это очень хорошо.

Теперь наше с Вами задание- за минимальный срок и с минимальными затратами выполнить работу. Как говорил Брайан Трейси: «10 минут планирования сохраняют 100 минут исполнения». Вот этим мы сейчас и займемся.

Теперь Вам нужно написать конкретный план действий, что Вам нужно сделать и в какой последовательности для того, чтобы достичь эту цель.

Перед тем, как начать работу, возьмите листок бумаги и ручку. Именно листок бумаги и ручку! Не компьютер, не мобильный телефон, а листок бумагу и ручку, потому что когда мы пишем мы задействуюм свою письменную память, и задачи и цели укореняются в нашем подсознание быстрее и легче, что позволяет нам оставаться продуктивными и сконцентрированными.

Напишите 1-3 пункта, что Вам нужно сделать для достижение цели. Я рекомендую писать 1-3 пункта, потому, что если Вы напишите 10, Вы сразу же себя демотивируете. Ваш мозг переполнится заданиями и продуктивность упадет. Выполняя первое задание, вы будете думать не об этом задание, а о том, что осталось еще 9. Самый лучший вариант написать 1 задание и выполнять его. Тогда мозг не сможет переключиться на следующее задание или думать о том, сколько заданий осталось. Это будет Ваше первое и последнее задание. Когда выполните это задание, напишите следующее задание и беритесь за него.

Я замечал за собой, что когда я запланирую 15-20 заданий на день, я выполню всего лишь 3-5 самых важных, а остальные так и останутся висеть. Но если я свечера напишу 3-5 самых важных задания, я быстро выполню эти задания. Затем я напишу еще 1-3 задания, выполню их, затем еще 1-3. И так за день я могу выполнить 15-20 заданий. В данном случае меньше значит больше.

Плохое планирование ведет к плохим результатам!

Не спланированная жизнь – прожитая зря жизнь!

ШАГ 3: Продуктивная работа

Еще одним очень мощным фактором влияния на нашу продуктивность является таймер обратного счета. Я не знаю, почему так происходит, но мозг так устроен, что если время уходит, мозг начинает активнее работать, чтоб успеть вовремя. Я сам использую и Вам рекомендую этот сервис

http://e.ggtimer.com/ – сайт таймера обратного счета

  • http://e.ggtimer.com/2minutes – 2 минуты
  • http://e.ggtimer.com/1hour14minutes35seconds – 1 час 14 минут 35 секунд
  • http://e.ggtimer.com/5years3months – 5 лет, 3 месяца
  • http://e.ggtimer.com/30 – 30 секунд

Врагом №1 продуктивности являются отвлечения!

Если бы я мог дать один-единственный совет по повышению продуктивности работы я бы сказал:

СДЕЛАЙТЕ ВСЕ ВОЗМОЖНОЕ, ЧТОБЫ СВЕСТИ КОЛИЧЕСТВО ОТВЛЕЧЕНИЙ ДО МИНИМУМА!

Основные источники отвлечения

- электронная почта

-  skype, icq

- броузер

- мобильный телефон (звонки, смс)

- социальные сети (facebook, twitter, vkontakte)

- обстановка и окружение в месте Вашей работы

- чай, кофе во время работы

Согласитесь, большинство сообщений на Skype, icq, звонки на мобильный телефон, смс не являются срочными. Я уверен, что в 99% процентах случаях они могут подождать 1-2 часа. Когда Вы сделаете работу, Вы сможете этим людям отписать или отзвонить и решить вопрос.

Что делать с отвлечениями?

Планируйте время для отвлечений!

Например:

9:00 – 11:00 Продуктивное время. Выключаете все и работаете.

11:00 – 11:30 Разбор отвлечений. Включаете все и отвечаете на поступившые вызовы.

12:00 – 13:00 Продуктивное время. Выключаете все и работаете.

13:30 – 14:00 Обед

14:00 – 14:30 Разбор отвлечений. Включаете все и отвечаете на поступившые вызовы.

Во время разбора отвлечений Вы можете проверить пропущенные звонки на мобильный телефон, смс, Skype, icq сообщения и ответь на них всех.

Я рекомендую разбирать отвлечения сразу кучей 10-20 за раз, нежели отвлекаться каждые 5 минут на новое отвлечение.

Каждый из нас знает периоды спада своей продуктивности. Например, после обеда нереально заниматься чем-то продуктивным. Вот именно после обеда и можете разгребать отвлечения.

Как работать с E-mail для повышения продуктивности?

1.       1 мысль за e-mail (если нужно донести до человека несколько мыслей, отправьте лучше несколько email сообщений)

2.       1 запрос за e-mail (когда Вы отсылаете подчиненным и партнерам кое-что для работы убедитесь, что в одном e-mail только 1 запрос или 1 задание для выполнения. )

3.       Когда Вам нужно отправить почту, сделайте так, чтоб Вы не видели входящих сообщений. Хотите Вы того или не хотите, какая-та тема Вас зацепит и Вам придется открыть письмо. Если Вам нужно найти какое-либо входящее письмо, не заходите во Входящее. Вместо этого используйте поиск.

Проверяйте почту 1 раз в день!

Заходите в социальные сети 1 раз в день!

Лично я делаю это после обеда :)

Предварительные решения

Предварительные решения помогут Вам принимать решения намного быстрее.

Существуют 2 списка:

  • Абсолютный «да» список
  • Абсолютный «нет» список

Например, у Вас есть знакомый, который доставляет Вам постоянные хлопоты. Все его просьбы выливаются Вам в проблемы. Вы просто ставите просьбы этого человека в Абсолютный «нет» список, и чтобы он Вас не просил у Вас уже готов ответ на его просьбу. Вы даже можете не слушать, что он просит, но когда он закончит, Вы просто скажете «нет».

То же самое с абсолютным «да» списком.

Вы можете принять решение, что Вы принимаете участие во всех событиях, которые проводит тот или иной человек, смотрите все фильмы, с участием этого героя.

И на завершения данной темы, хочу рассказать Вам о:

САМЫЕ РАСПРАСТРАНЕННЫЕ ОШИБКИ ЛЮДЕЙ

Самые распрастраненные ошибки людей из-за чего продуктивность работы снижается на порядок

1.       Многозадачность

2.       Привычка говорить «да» на любую просьбу и предложение

3.       Привычка брать на себя обязательства

4.       Неумение или неправильная работа с отвлечениями

НЕТ – должен быть Ваш ответ по-умолчанию!

РЕЗЮМЕ ДНЯ – ТО, ЧТО ПОМОЖЕТ ВАМ НЕ НАСТУПАТЬ НА ОДНИ И ТЕ ЖЕ ГРАБЛИ

В конце каждого дня остановитесь и запишитевсе, что Вы осознали сегодня!

Это позволит Вам больше никогда не возвращаться к этому уроку опять!

Лично я для этих целей веду специальную тетрадь, и все уроки записываю в эту тетрадь, чтоб потом я мог открыть ее и перечитать все осознания!

Обратите внимание в правой колонке я добавил секцию Вакансии. Если Вы желаете принять участие в развитии проекта ysnex.ru и вместе со мной помогать тысячам (а уже скоро миллионам) людей, пожалуйста записывайтесь

15 комментариев